תקשורת אפקטיבית בארגון, למה היא חשובה ואיך מנהלים יכולים לשפר אותה?

לאנצ לשיפור יחסים עם העובדים

תקשורת נכונה וטובה, יכולה להיות אחת הדרכים החזקות ביותר לשיפור מוטיבציה בעבודת הצוות. כאשר קשרים בין מנהלים לעובדים ברורים, פתוחים ומעורבים, הארגון כולו מרוויח: עובדים שמרגישים מוערכים וקשובים הופכים למעורבים יותר, יעילים יותר ומחויבים למטרות הארגון.

הנה כמה נקודות שווה לקחת בחשבון:

1. הקשבה פעילה – בונה הרגשת שייכות : מנהלים שמקשיבים לעובדים שלהם לא רק מבינים את הצרכים שלהם – הם גם מראים להם שהם חשובים. כאשר עובדים מרגישים שמקשיבים להם, הם מרגישים מוערכים יותר- מה שמשפיע ישירות על רמת המוטיבציה שלהם.

מה עושים כדי לשפר? השקיעו זמן לשיחות אישיות עם העובדים, חפשו את נקודות החוזק שלהם והביעו הערכה. היו קשובים לדאגותיהם ולשאיפותיהם.

2. משוב בונה – איך עושים את זה? מנהל שיודע לתת משוב חיובי ובונה יכול לעודד את העובד להמשיך ולשפר את ביצועיו. משוב שמדבר על חיזוק החוזקות ולא רק על שיפור החולשות מייצר תחושת הצלחה ומניע לפעולה. בנוסף - משוב טוב מבוסס גם על הקשבה פעילה.

מה עושים כדי לתת משוב נכון?  כשאתם נותנים משוב, התחילו בלשאול את העובד על החוויה שלו ובקשו ממנו לספר מה הוא חושב שהיו הדברים החיוביים/מקדמים/בונים שעשה, לאחר מכן בקשו ממנו לספר גם על הדברים שהוא היה רוצה להשתפר בהם- ובקשו ממנו דוגמאות. הקשיבו יותר משתשמיעו . את האינפוטים שלכם שלבו בהקשבה ומענה לדברים שלו.

3. יצירת סביבה של תמיכה ושיתוף פעולה צוותים עובדים טוב יותר כאשר הם מרגישים חלק מקבוצה. מנהלים יכולים לתמוך ביצירת סביבה שבה חברי הצוות משתפים פעולה אחד עם השני, ומרגישים שיש להם גב. גם כאן - שימו לב לוודאות ולשקיפות והקפידו שלא נוצר מצב של " העדפת חבר צוות אחד על פני אחר" בהתנהלות שלכם מולם.

משהו חשוב :  ארגנו ישיבות צוות שיכללו דיונים פתוחים, שיתוף רעיונות, ותמיכה הדדית. שימו דגש על בניית תחושת שייכות לכל חבר צוות. ולכו לאכול עם הצוות צהריים. מנהלים נוטים לא לעשות את זה, וזה אחד הדברים שהכי משקפים את היחסים בארגון. עם מי אתם אוכלים צהריים?

4. תקשורת ברורה ושקופה – המפתח לאמון אחד מהמרכיבים המרכזיים של תקשורת אפקטיבית הוא ודאות. כאשר העובדים יודעים מה מצופה מהם, אילו מטרות עומדות לפניהם ומהם הצעדים שהארגון מקדם, הם מרגישים שיש להם את הכלים להתנהל נכון. זה מגביר את תחושת הביטחון ומוביל לשיפור במוטיבציה.

טיפ: תקשרו באופן ברור את המטרות והציפיות של כל עובד. היו שקופים לגבי האתגרים וההזדמנויות, וודאו שלכל חבר צוות יש את המידע שהוא צריך כדי להצליח. ואל תסתירו מהם מידע חשוב.

4.

5. גמישות – מתן תחושת אוטונומיה עובדים שמרגישים שיש להם שליטה על הדרך בה הם מבצעים את המשימות שלהם נוטים להיות יותר מעורבים ומחויבים. תקשורת אפקטיבית לא בהכרח אומרת שליטה מוחלטת, אלא יותר עידוד לגמישות ולהבנת הצרכים האישיים של העובדים.

טיפ: אפשרו לעובדים לבחור את הדרך בה הם מבצעים את המשימות, כל עוד הן עומדות בסטנדרטים שנקבעו. העניקו להם את הגמישות והאמון להוביל ולממש את התפקידים בצורה הטובה ביותר.

צמצמו את אי הוודאות, הקשיבו לעובדים לפני שאתם אומרים להם מה לעשות, דאגו למשוב לפי הדגשים שנתתי, ושימו לב שהוא לא נעשה רק כחלק מתהליך משוב שנתי, אלא באופן שוטף גם הפגישות העבודה שלהם.

ותאכלו יחד איתם צהריים :)